«ФІТОФАРМ» — фармацевтична компанія, входить до топ-10 фармвиробників України за обсягом продажів товарів аптечного кошика в натуральному вираженні. Як влаштовані закупівлі в компанії та як електронні тендери допомагають економити до 40% закупівельного бюджету, розповідає Владислав Малинін, генеральний директор «ФІТОФАРМ».
До того, як почати співпрацювати із Zakupki.Prom ми вже мали досвід проведення тендерів. Ми телефонували постачальникам або писали їм на пошту із пропозицією взяти участь у наших закупівлях.
У 2019 році провели аналіз існуючої системи закупівель компанії, після чого вирішили переглянути саму концепцію процесу, взяти курс на інновації із запровадженням електронних закупівель. Проте на старті нерідко зустрічали опір. Багато хто з потенційних контрагентів не хотів докладати зусиль і волів зробити все у “перевірений спосіб”. Тобто, щоб ми одразу обрали їх. Доводилося вмовляти та говорити, що у нас єдині правила гри для всіх. Це був непростий процес.
Після порівняння майданчиків для проведення електронних закупівель, які б відповідали усім нашим потребам, найбільш зручним для нас виявився Zakupki.Prom. Тут роль грала і наявність нових постачальників, яких можемо залучити. Що ж до самого закупівельного процесу, то основною метою була прозорість та збільшення конкурентного середовища.
Наші внутрішні замовники складають річні плани, їх перевіряє служба економічної безпеки, а потім затверджує тендерний комітет. Технічне завдання до тендеру готує департамент для якого проводиться закупівля. На початку не всі співробітники були в захваті від подібних нововведень. Був опір, коли люди говорили: “А ми так не працювали”. Проте ми проводимо зустрічі з керівниками департаментів, пояснюємо, чому це важливо. Також провели навчання разом із майданчиком. І вже з початку минулого року повістю цифровізували закупівлі.
Починали із більш простого — проводили запит ціни пропозиції. Так можна подивитися, які є пропозиції на ринку. Потім почали використовувати тендери.
Працюємо за чітким регламентом. Тобто неважливо, яка сума закупівель, не враховуючи виключення, — всі вони проводяться через Zakupki.Prom. Якщо тендер два рази не відбувся, то можна провести переговорну процедуру. Під виключення підпадає процес закупівлі лікарських засобів та активних інгредієнтів. Фармацевтична галузь дуже зарегульована, тож деякі закупівлі просто не можемо за законом проводити через електронний майданчик.
Для нас головний критерій вибору переможця — ціна. Зазвичай вдається зекономити від 5 до 40% при обов’язковому дотриманні якісних характеристик. Так, звісно, у нас, як у багатьох замовників застосовуються і нецінові критерії, але, якщо враховані основні принципи, такі як:
Ми цінуємо учасників, тому для нас важливо дотримуватись цих принципів при проведенні закупівель, та в свою чергу таке ж ставлення ми отримуємо від постачальників.
Одного разу проводили закупівлю камер відеоспостереження та за допомогою аукціону ціна впала більше ніж на 40% від очікуваної вартості.
Не менш важливим для проведення успішної закупівлі є якісне технічне завдання. Тому розробили рекомендації із підготовки технічного завдання для кожної категорії товарів, робіт та послуг. Ми проводимо консультації та навчання для ініціаторів закупівель. Також ретельно перевіряємо всі умови, щоб не було дискримінації. Ми за чесний та рівний підхід.
Коли потрібно закупити якийсь новий товар чи щось складне — проводимо двоетапний тендер. На першому етапі консультуємося з ринком, збираємо інформацію. А вже далі — постачальники змагаються за ціною та якістю товарів.
У нас є правило — ми контролюємо закупівлю на всіх етапах. Завжди перевіряємо контрагента перед підписанням договору. За необхідності можемо запросити довідку із розміром чистих активів. Вона для нас набагато краще за реєстри показує реальний стан речей у компанії. Товар теж завжди проходить перевірку — для цього у нас своя лабораторія.
Зі свого боку, коли маємо можливість, враховуємо побажання постачальника. Наприклад, йому необхідно передоплата, в такому разі ми можемо заплатити раніше. Також ми пропонуємо всім контрагентам перейти на електронний документообіг, але якщо в постачальника наразі немає такої можливості, то ми не будемо наполягати.
Найближчим часом ми хочемо сформувати повноцінний відділ закупівель всередині компанії. Тому що, наприклад інженер з охорони праці, повинен думати про охорону праці, а не про те як закупити спеціальний робочий одяг.